E-Mail hat die moderne Kommunikation verändert. Nach wie vor stellt E-Mail die populärste Internetanwendung dar. Nahezu 80% aller europäischen Internetuser nutzen das World Wide Web zum Versenden von E-Mails. Die Gründe dafür liegen auf der Hand, die Vorteile des sekundenschnellen Versendens von Nachrichten, Bildern und Dokumenten sind immens.
Es lohnt sich aber durchaus ein Blick auf die negativen Seiten dieser Kommunikationsform.
Am deutlichsten gemindert wir die Attraktivität des E-Mails durch die Überflutung mit Spam und durch die schnellballartige Verbreitung von Computerviren. Diese werden vorzugsweise massenhaft verschickt und machen bereits fast 40% des gesamten E-Mail-Verkehrs aus. Das Säubern der E-Mail-Inbox von Spam gehört daher für die meisten E-Mail-Nutzer mittlerweile zur ärgerlichen, täglichen Routine, durch automatisierte Lösungen wird das Problem bestenfalls gemildert.
Während diesen grundsätzlichen Schwierigkeiten nur schwer beizukommen ist, lassen sich andere Nachteile durch den richtigen Einsatz von E-Mail vermeiden.
Für die schriftliche Kommunikation zwischen zwei Personen (1 zu 1) ist E-Mail die perfekte Anwendung, für den Austausch von Informationen innerhalb einer Gruppe, also von mehreren zu mehreren, eignet es sich nur sehr bedingt.
Abb. 1: Steigerung der Effizienz durch Einsatz einer Internetplattform (zentrale Strukturierung und Archivierung) gegenüber E-Mail
So ist es in Gruppendiskussionen per E-Mail unvermeidbar, dass sich einzelne Gesprächsstränge voneinander abspalten. Manche Beiträge beziehen sich auf Statements, die von einem anderen Mitglied der Gruppe schon längst beantwortet wurden, andere lassen sich überhaupt nicht mehr genau zuordnen. Durch die Aufteilung der einzelnen Beiträge in verschiedene Nachrichten ist es in weiterer Folge unmöglich, eine Überblick über die gesamte Diskussion, also alle Beträge in chronologischer Abfolge und im Kontext zueinander zu erhalten.
Einfaches Beispiel: Man versuche, per E-Mail mit fünf Personen einen gemeinsamen Termin zu vereinbaren.
Immer mehr zum Problem, vor allem für die Arbeit in Projekten, wird die Unsitte, Informationen möglichst jedem zukommen zu lassen, der nur irgendwie davon betroffen sein könnte. Der Grund dafür: Es ist ein leichtes, auf diese Weise Verantwortung abzuschieben: Sie hätten das wissen müssen, ich hab die Nachricht CC auch an Sie geschickt. Durch das Versenden eines E-Mails ist die Bringschuld erfüllt, ob die Nachricht auch wirklich ankommt (d.h. gelesen und verstanden wird), ist Angelegenheit des Empfängers.
In der Folge landen immer mehr E-Mails in der Inbox, die zwar nicht als Spam im eigentlichen Sinne bezeichnet werden können, ab einer gewissen Anzahl aber nicht mehr zu bewältigen sind und daher einfach ignoriert werden. Der zugedachte Zweck, den Empfänger zu informieren, wird nicht mehr erfüllt.
Ein wichtiger Teil der Arbeit in Teams ist die gemeinsame Arbeit an zentralen Dokumenten (Berichten, Artikeln, Tabellen etc.). Auch dafür wird vielerorts E-Mail eingesetzt. Jemand erstellt einen ersten Entwurf, schickt ihn weiter, ein anderer ergänzt, ein dritter korrigiert und der nächste kommentiert was genau, das ist ab diesem Zeitpunkt allerdings meistens nicht mehr klar.
Es ist nahezu unmöglich, wirksam die verschiedenen Versionen zu verwalten und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied auf die jeweils aktuellste Version zugreift.
Weiters bringt es das Versenden von Dokumenten per E-Mail mit sich, dass jeder Empfänger selbst für das Ablegen, Ordnen und Sichern der Dokumente verantwortlich ist. Damit ist ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand verbunden, der redundant jedes einzelne Gruppenmitglied trifft.
Ein zentrales Ablagesystem kann hier sehr effektive Unterstützung leisten
(Kapitel IV.b).
Als letzter Punkt sei noch erwähnt, dass die meisten E-Mails unverschlüsselt verschickt werden und eine Nachricht daher auf jedem Rechner, den sie passiert, gelesen werden kann. Umgelegt auf die klassische Post entsprechen E-Mails daher Postkarten und nicht in Kuverts verschlossenen Briefen.
Die hier geschilderten Nachteile der Arbeit mit E-Mail führen es mit sich, dass die Akzeptanz dafür im professionellen Einsatz immer geringer wird.
Das Hauptziel ist mittlerweile die Reduktion der Menge an erhaltenen Nachrichten auf ein erträgliches Maß, der richtige Einsatz des Instruments E-Mail kann dabei einen wichtigen Beitrag leisten.
